So funktioniert gesundes Zeitmanagement

1. Stress abbauen

Stress ist eine körperliche Reaktion auf eine reale oder vermeintliche Bedrohung. Im Körper werden dann Adrenalin u.a. Stoffe ausgeschüttet. Man ist bereit zu kämpfen oder zu fliehen. Alle körperlichen Vorgänge, die dafür nicht erforderlich sind, werden heruntergefahren. Dazu gehört auch, dass bestimmte Gehirnbereiche abgeschaltet werden, die für das bewusste, rationale Denken und Planen zuständig sind. Vor 40.000 Jahren war das sinnvoll. Heute im Büro führt dieser Mechanismus jedoch dazu, dass man seine Aufgaben nicht mehr sinnvoll erledigen kann. Man springt planlos von einem Thema zum nächsten. Man reagiert auf jeden neuen Reiz. Man schafft es nicht mehr, dass Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Problematisch ist, dass Stress bei Menschen nicht nur durch reale Gefahren ausgelöst wird, sondern auch durch bloß vorgestellte: Die Angst, was passiert, wenn man nicht rechtzeitig fertig wird. Die Reaktion des Chefs oder der Kunden/Mandanten usw. Stress zu haben kostet Zeit. Man kann nicht so schnell und so gut denken. Man macht mehr Fehler. Und man lässt sich häufiger unterbrechen. Deshalb ist es für ein gesundes Zeitmanagement wichtig, Stress abzubauen. Dazu gibt es zwei Wege: Bewegung und die Angst auflösen, die dem Stress zugrunde liegt.

 

2. Die Konzentrationsfähigkeit steigern

Unser Arbeitsgedächtnis kann maximal 7 ± 2 Informationen gleichzeitig verarbeiten. Alles was darüber hinausgeht, wird vergessen oder durcheinandergebracht. Deshalb können wir mit Unterbrechungen nicht gut umgehen. Schon nach wenigen Sekunden haben wir das, woran wir gerade gearbeitet haben, vergessen, wenn wir uns mit etwas Neuem beschäftigen. Anschließend muss man sich erst wieder in die vorherige Aufgabe einarbeiten und die dazu notwendigen Informationen wieder zusammensuchen. Das kostet Zeit. Hinzu kommt, dass durch jeden neuen Reiz, der in unser Bewusstsein dringt, (Nor-)Adrenalin ausgeschüttet wird. Dadurch fühlen wir uns lebendig und gut. Deshalb lassen wir uns auch so gerne unterbrechen. Jeder Anruf, jede E-Mail könnte positive Folgen für uns haben. Dieser Mechanismus war vor 40.000 Jahren sinnvoll, als jeder neue Reiz über Leben und Tod entscheiden konnte (Stichwort Säbelzahntiger). In unserer heutigen gefahrlosen Welt führen die vielen Reize, die jeden Tag auf uns einprasseln, dazu, dass die Erregung noch weiter steigt. Sobald ein bestimmtes Niveau erreicht ist, schalten unsere Aufmerksamkeitsfilter im vorderen Gehirnbereich ab. Dann können wir nicht mehr unterscheiden, was wichtig und was unwichtig ist. Die Aufmerksamkeit springt wahllos von einem neuen Reiz zum nächsten.

 

Um die Konzentrationsfähigkeit zu steigern kann man das Gehirn entlasten und oder trainieren. Im ersten Fall sorgt man dafür, dass nicht mehr so viele neue Reize das Bewusstsein erreichen (Reizflut minimieren). Das kann im Einzelfall relativ schwierig sein, vor allem wenn Vorgesetzte, Kollegen oder Kunden/Mandanten eine jederzeitige Erreichbarkeit erwarten.

 

Um das Gehirn zu trainieren, muss man es immer wieder bis an seine Belastungsgrenze und darüber hinaus fordern. Mit anderen Worten: Muss das Gehirn regelmäßig vor Aufgaben stellen, die es noch nie gelöst hat und die es zunächst überfordern. Dadurch bilden sich im Laufe der Zeit neue Verbindungen zwischen den einzelnen Gehirnbereichen (Synapsen). Je stärker diese Verbindungen ausgeprägt sind, desto länger bleiben die Aufmerksamkeitsfilter und die entsprechenden Gehirnbereiche aktiv. Dazu arbeite ich mit dem Gehirnintegrationsprogramm Brainkinetik. Dabei handelt es sich um spielerische Bewegungsübungen, die alle Gehirnbereiche trainieren und deren Komplexität beliebig gesteigert werden kann.

 

3. Ziele und Prioritäten setzen

Für ein effektives Zeitmanagement ist es hilfreich, sich Ziele zu setzen und seine Prioritäten zu kennen. Sobald man sich ein Ziel gesetzt hat, verändert sich die Wahrnehmung. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass man das Ziel auch tatsächlich erreicht. Zudem motivieren sinnvoll gesetzte Ziele. Um alles Wichtige erledigen zu können, muss man wissen, was eigentlich wichtig ist. Darum geht es beim Prioritäten setzen.

 

4. Die richtige innere Einstellung und Motivation

Die Vorstellung, dass man seinen Gedanken und Gefühlen hilflos ausgeliefert ist, ist weit verbreitet. Das kann fatale Folgen haben. Wenn die innere Stimme einem immer wieder einredet, dass eine bestimmte Aufgabe zu schwierig ist, dass man einfach nicht öffentlich reden kann, dass man schlecht ist usw. Wer so eine negative innere Einstellung hat, braucht der Regel für eine Aufgabe länger, als jemand, der davon überzeugt ist, dass er gut ist es und es schon schaffen wird.

 

Doch man kann seine eigenen Gedanken und Gefühle gezielt beeinflusst. Lassen Sie einmal Ihre Schultern hängen, ziehen Sie den Kopf ein und starten Sie 1 Minute auf den Boden. Wie fühlen Sie sich jetzt? Dann schütteln Sie sich. Recken und strecken Sie sich. Stellen Sie sich aufrecht hin, mit erhobenem Kopf. Lächeln Sie 1 Minute. Jetzt werden Sie sich mit Sicherheit anders fühlen. Und es gibt noch viele andere Strategien, mit denen man seine innere Einstellung so verändern kann, dass sie bei der Erreichung der Ziele nicht im Weg steht, sondern unterstützend wirkt. Das reicht von Techniken zur Selbstmotivation bis hin zu den vielen effektiven Methoden aus dem Neuro-Linguistischen Programmieren (NLP).

 

5. Effiziente Arbeitstechniken

Auch in anspruchsvollen Berufen gibt es viele Tätigkeiten, die regelmäßig immer wieder vorkommen. Das sind zum Beispiel Dinge wie Lesen, bestimmte Texte erstellen, Telefonieren, E-Mails schreiben, Besprechungen abhalten, Protokolle schreiben oder Ideen finden. Meistens geht man dabei bewusst vor. Doch fast immer kann man diese Tätigkeiten schneller ausführen – und zwar ohne dass die Qualität darunter leidet.

 

6. Delegieren & Co.

Wer immer versucht, alles selbst zu erledigen, versinkt spätestens dann in einem Berg von Arbeit, wenn der Erfolg und damit auch die Verantwortung kommen. Delegieren ist deshalb eine der wichtigsten Fähigkeiten für kluge Köpfe. Ansonsten gerät die eigene Work-Life-Balance bald völlig aus dem Ruder, was weder dem Privatleben zugute kommt, noch der beruflichen Performance. Richtiges Delegieren ist eine Fähigkeit, die man lernen und trainieren muss. Das gleiche gilt für die große Schwester der Delegation - die Fähigkeit, in bestimmten Situationen „Nein“ zu sagen.

 

7. Gesund bleiben

Wer gesund ist, erledigt Aufgaben in der Regel schneller und besser als jemand, der Schmerzen hat oder sich unwohl fühlt. Trotzdem besteht gerade bei Menschen in anspruchsvollen Berufen die Tendenz, auf die eigene Gesundheit nicht sonderlich zu achten. Doch das kann fatale Folgen haben. Der Körper kann viele negative Einwirkung relativ lange kompensieren, ohne dass man etwas spürt. Aber irgendwann kommen dann doch die klassischen Zivilisationskrankheiten: Kopfschmerzen, Diabetes, Allergien, Magen-Darm-Beschwerden, Herzinfarkt, Schlaganfall, Burn-Out, Depressionen, Alzheimer und Demenz. Insoweit kann man vieles selbst beeinflussen. Das betrifft insbesondere die Bereiche Ernährung, Körper und Umwelteinflüsse. In diesem Bereich arbeite ich mit den Prinzipien der "Natürlichen Gesundheitslehre" und einem kinesiologischen Muskeltest aus der Bewegungslehre.

 

Aktuelles

Fachbuch

Aktuell erschienen:

Resilienz für rechtsberatende Berufe

Strategien zur Erhöhung der eigenen Selbstwirksamkeit

von Dr. Jochen Theurer, 2017.

Bereits in 2. Auflage:

Zeitmanagement für Juristen

Weniger Stress - mehr Effizienz - mehr freie Zeit

von Dr. Jochen Theurer, 2016.

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