So funktioniert gesundes Zeitmanagement

1. Strukturiert durch den Tag

Fast alle Juristen haben täglich zwei Probleme: Spontane Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Und Aufgaben, bei denen morgens nicht absehbar ist, wieviel Zeit man dafür braucht. Wie kann da Zeitmanagement überhaupt funktionieren? Ganz klar: Dafür braucht es ein Konzept, das flexibel ist und den Tag dennoch so strukturiert, dass Sie Abends pünktlich und zufrieden aus dem Büro kommen. Klingt schwer vorstellbar? Aber aufgrund meiner Erfahrung kann ich Ihnen sagen: Es ist möglich!

2. Die Konzentrationsfähigkeit steigern

Unser Arbeitsgedächtnis kann maximal 7 ± 2 Informationen gleichzeitig verarbeiten. Alles was darüber hinausgeht, wird vergessen oder durcheinandergebracht. Deshalb können wir mit Unterbrechungen nicht gut umgehen. Schon nach wenigen Sekunden haben wir das, woran wir gerade gearbeitet haben, vergessen, wenn wir uns mit etwas Neuem beschäftigen. Anschließend muss man sich erst wieder in die vorherige Aufgabe einarbeiten und die dazu notwendigen Informationen wieder zusammensuchen. Das kostet Zeit. Hinzu kommt, dass durch jeden neuen Reiz, der in unser Bewusstsein dringt, (Nor-)Adrenalin ausgeschüttet wird. Dadurch fühlen wir uns lebendig und gut. Deshalb lassen wir uns auch so gerne unterbrechen. Jeder Anruf, jede E-Mail könnte positive Folgen für uns haben. Dieser Mechanismus war vor 40.000 Jahren sinnvoll, als jeder neue Reiz über Leben und Tod entscheiden konnte (Stichwort Säbelzahntiger). In unserer heutigen gefahrlosen Welt führen die vielen Reize, die jeden Tag auf uns einprasseln, dazu, dass die Erregung noch weiter steigt. Sobald ein bestimmtes Niveau erreicht ist, schalten unsere Aufmerksamkeitsfilter im vorderen Gehirnbereich ab. Dann können wir nicht mehr unterscheiden, was wichtig und was unwichtig ist. Die Aufmerksamkeit springt wahllos von einem neuen Reiz zum nächsten.

 

Um die Konzentrationsfähigkeit zu steigern kann man das Gehirn entlasten und oder trainieren. Im ersten Fall sorgt man dafür, dass nicht mehr so viele neue Reize das Bewusstsein erreichen (Reizflut minimieren). Das kann im Einzelfall relativ schwierig sein, vor allem wenn Vorgesetzte, Kollegen oder Kunden/Mandanten eine jederzeitige Erreichbarkeit erwarten.

 

Um das Gehirn zu trainieren, muss man es immer wieder bis an seine Belastungsgrenze und darüber hinaus fordern. Mit anderen Worten: Muss das Gehirn regelmäßig vor Aufgaben stellen, die es noch nie gelöst hat und die es zunächst überfordern. Dadurch bilden sich im Laufe der Zeit neue Verbindungen zwischen den einzelnen Gehirnbereichen (Synapsen). Je stärker diese Verbindungen ausgeprägt sind, desto länger bleiben die Aufmerksamkeitsfilter und die entsprechenden Gehirnbereiche aktiv. Dazu arbeite ich mit dem Gehirnintegrationsprogramm Brainkinetik. Dabei handelt es sich um spielerische Bewegungsübungen, die alle Gehirnbereiche trainieren und deren Komplexität beliebig gesteigert werden kann.

 

3. Die richtigen Ziele und Prioritäten setzen

Für ein effektives Zeitmanagement ist es hilfreich, sich Ziele zu setzen und seine Prioritäten zu kennen. Sobald man sich ein Ziel gesetzt hat, verändert sich die Wahrnehmung. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass man das Ziel auch tatsächlich erreicht. Zudem motivieren sinnvoll gesetzte Ziele. Um alles Wichtige erledigen zu können, muss man wissen, was eigentlich wichtig ist. Darum geht es beim Prioritäten setzen.

 

4. Effiziente Arbeitstechniken

Auch in anspruchsvollen Berufen gibt es viele Tätigkeiten, die regelmäßig immer wieder vorkommen. Das sind zum Beispiel Dinge wie Lesen, bestimmte Texte erstellen, Telefonieren, E-Mails schreiben, Besprechungen abhalten, Protokolle schreiben oder Ideen finden. Meistens geht man dabei bewusst vor. Doch fast immer kann man diese Tätigkeiten schneller ausführen – und zwar ohne dass die Qualität darunter leidet.

 

5. Effektiv kommunizieren

Effektive Kommunikation ist das A & O im juristischen Tagesgeschäft - sowohl im Umgang mit Mandanten als auch mit den eigenen Mitarbeitern, Partnern und Kollegen. Wer so delegiert, dass der andere konkret weiß, was er tun und wie das Ergebnis aussehen soll, erspart sich viel Zeit und Frust. Wer seinen Chef oder Mandanten wertschätzend und offen um eine Fristverlängerung oder Änderung im Arbeitsablauf oder der Büroorganisation bittet, vergrößert seine Chancen erheblich, dass es dazu auch kommt. Auf diese Weise gewinnen Sie neben Zeit auch noch erheblich mehr Zufriedenheit bei der Arbeit.

 

6. Gesund bleiben

Wer gesund ist, erledigt Aufgaben in der Regel schneller und besser als jemand, der Schmerzen hat oder sich unwohl fühlt. Trotzdem besteht gerade bei Menschen in anspruchsvollen Berufen die Tendenz, auf die eigene Gesundheit nicht sonderlich zu achten. Doch das kann fatale Folgen haben. Der Körper kann viele negative Einwirkung relativ lange kompensieren, ohne dass man etwas spürt. Aber irgendwann kommen dann doch die klassischen Zivilisationskrankheiten: Kopfschmerzen, Diabetes, Allergien, Magen-Darm-Beschwerden, Herzinfarkt, Schlaganfall, Burn-Out, Depressionen, Alzheimer und Demenz. Insoweit kann man vieles selbst beeinflussen. Das betrifft insbesondere die Bereiche Ernährung, Körper und Umwelteinflüsse. In diesem Bereich arbeite ich mit den Prinzipien der "Natürlichen Gesundheitslehre" und einem kinesiologischen Muskeltest aus der Bewegungslehre.

 

7. Das Stressniveau reduzieren

Stress ist eine körperliche Reaktion auf eine reale oder vermeintliche Bedrohung. Im Körper werden dann Adrenalin u.a. Stoffe ausgeschüttet. Man ist bereit zu kämpfen oder zu fliehen. Alle körperlichen Vorgänge, die dafür nicht erforderlich sind, werden heruntergefahren. Dazu gehört auch, dass bestimmte Gehirnbereiche abgeschaltet werden, die für das bewusste, rationale Denken und Planen zuständig sind. Vor 40.000 Jahren war das sinnvoll. Heute im Büro führt dieser Mechanismus jedoch dazu, dass man seine Aufgaben nicht mehr sinnvoll erledigen kann. Man springt planlos von einem Thema zum nächsten. Man reagiert auf jeden neuen Reiz. Man schafft es nicht mehr, dass Wichtige vom Unwichtigen zu trennen. Problematisch ist, dass Stress bei Menschen nicht nur durch reale Gefahren ausgelöst wird, sondern auch durch bloß vorgestellte: Die Angst, was passiert, wenn man nicht rechtzeitig fertig wird. Die Reaktion des Chefs oder der Kunden/Mandanten usw. Stress zu haben kostet Zeit. Man kann nicht so schnell und so gut denken. Man macht mehr Fehler. Und man lässt sich häufiger unterbrechen. Deshalb ist es für ein gesundes Zeitmanagement wichtig, Stress abzubauen. Dazu gibt es zwei Wege: Bewegung und die Angst auflösen, die dem Stress zugrunde liegt.

 

Aktuelles

Fachbuch

Ab Oktober 2019 in 3. Auflage:

Zeitmanagement für Juristen

Strukturiert durch den Tag - Mehr Effizienz - Mehr freie Zeit

von Dr. Jochen Theurer, 2019

Resilienz für rechtsberatende Berufe

Strategien zur Erhöhung der eigenen Selbstwirksamkeit

von Dr. Jochen Theurer, 2017.

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